Docspell日本語導入・運用キット

何のためのものか

スキャンした書類、メールに添付されてくる請求書、取引先からのPDFを、自動で取り込んで整理したい会社向けの導入キットです。対象は書類管理OSS Docspell（AGPL-3.0・GitHubスター約2,300）。スキャナ・監視フォルダ・メール（IMAP）からの自動取り込み、OCR（日本語可）と全文検索、取引先・日付・期限・タグの自動推定、期限通知、共有リンクを備えます。同じ分野の Paperless-ngx と比べ、メールボックスの定期取り込みと複数担当者で1つの書庫を共有する設計が特徴です。

このソフトには 日本語がありませんでした（英・独・仏のみ）。しかも画面の言葉が翻訳ファイルではなくプログラム（Elm）の中に埋まっているため、普通は日本語化できません。当社は 2026年9月に 画面の1,056語を訳し、158ファイルに日本語のコードを自動生成し、本家と同じビルドで型検査を通して、実機で日本語のダッシュボード・書類一覧・アップロード画面を確認しました。翻訳データと生成スクリプトは docspell-jp で無償公開、本家へは「日本語UIの追加」としてプルリクエストを提出しています。

このキットは、その日本語UIを今すぐ当てる方法と、書類管理を会社で回すための設計・運用をまとめたものです。

このキットでできること

• 立てる：公式の docker compose（本体・処理役・PostgreSQL・Solr・監視フォルダの5コンテナ）に秘密鍵を入れる手順、サインアップ方式（open→invite に閉じる）、HTTPS
• 日本語UIを当てる：本家反映前に使う2通り（公式イメージのまま JS/CSS だけ当社ビルドに差し替えて配信する方法／ソースからビルドする方法）。UI言語と OCR 言語は別で、OCR を日本語にしないと日本語書類が検索できない、という注意
• 取り込み設計（本体）：スキャナ／監視フォルダ／メール（IMAP）の3入口と、同じ書類が二重に入るのを防ぐ3原則（取り込み後の削除・移動設定、経路の一本化、月次棚卸し）
• メタデータ設計：取引先を先に登録して自動紐づけを育てる、タグは全社10個以内、金額・支払期限のカスタム項目、期限通知
• 運用：日次バックアップ（pg_dump＋書類実体・Solr は再索引で復元）、全文検索の再索引、更新、共有リンク規約（期限＋パスワード必須）
• トラブル表：日本語書類が検索で出ない・書類が二重に入る・API 401・ビルドで踏む罠（tailwind／worktree／タスク違い）

同梱物（zip・20ファイル）

• 手順書 7章（00 全体像 → 06 トラブルシューティング）
• テンプレート 4点（取り込みルール表・メタデータ設計表・共有リンク規約・障害記録）
• docker compose（差し替え箇所を明示）、日本語UI差し替え配信のプロキシ例
• バックアップスクリプト

動作環境

• Linux サーバー1台、docker と docker compose v2。OCR を回すためメモリに余裕があるとよいです
• メール取り込みを使うなら IMAP のアカウント。HTTPS はリバースプロキシ

注意

• Docspell 本体は AGPL-3.0 の OSS で無償です。本キットは手順書・テンプレートの購入で、購入者の社内利用に限ります（再配布不可）
• 日本語UIの翻訳データ・生成スクリプトは公開リポジトリで無償です。本家に取り込まれれば、以降のバージョンでは差し替えは不要になります
• 導入の実録記事：日本語が一切ないOSSを日本語にする——Docspellの1,056語を訳してElmで実装し、コンパイルを通すまで

あわせて（同じ用途のオンプレミスアプリ）

導入キットは「まず使ってみる」入口です。書類の保管の仕事をそのまま自社の名前で運用するなら、オンプレミスで使えるアプリもあります（ソースコード同梱・追加費用なし）。

• Simplenoteの代わりをセルフホスト（Kurage Memo） — Simplenoteの代わりをセルフホスト。1ファイルPHPのメモ
• Whisperで文字起こし・AI議事録を自社サーバーで（Kurage AI MOM） — Whisperで文字起こし・AI議事録を自社サーバーで
• 領収書をPDFで発行してメール送信（kinvoice ＋ VWork教材） — 領収書をPDFで発行してメール送信

名古屋市内の事業者・事務所は AI-IT顧問契約（キャンペーン期間中はKurage App Storeの商品代金が無料）で設置まで任せられます。